こんにちは、イルグルムのわです。

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、イルグルムでは３月末より全社在宅勤務を実施しています。業務やコミュニケーションのすべてがオンラインに移行したあと、社員のみんなはどんなふうに仕事をしているのか？今回は、各チームの在宅ワークの様子について聞いてみました。

始業時、終業時の業務日報で進捗の共有と管理

各チームに話を聞いてみて、ほぼすべてのチームで実施していたのがSlackでの業務日報。業務開始時に１日の予定、終了時に進捗を共有しています。
開発系チームでは、Slackを活用して開発全体の勤怠管理専用のチャンネルを作成し、チームごとに毎朝自動でスレッドがたつようになっていました。Googleカレンダーと連携して、休暇情報も自動で投稿されるようです。

毎朝８チームのスレッドがたつ勤怠管理チャンネル。アイコンがちゃんとマネージャーになっています

スレッド内は以下のような感じ。

これまで、オフィス出勤時にも朝会や夕会で進捗共有を実施していたチームも多く、そのままオンラインへと適切な形で移行しているようです。
業務内容と開始と終了を明確にすることで、チームのメンバーが今日一日どんな仕事に取り組んでいるかの可視化はもちろん、長時間業務の防止にも有効であると考えています。

メンバーのちょっとしたつぶやきを可視化

業務日報に加えて「一日一気づき」を投稿するチームも多くみられました。「一日一気づき」とは、業務との関係に関わらず何でも良いからとりあえず書く「ひとこと」です。
オフィスにいたらちょっとした会話のなかで仲間の変化に気づいたり、話が進んだりすることも多いですよね。在宅勤務ではそれぞれの状況が見えにくくなりがちですが、聞こえてきた雑談に混ざる感覚で、交流も生まれやすそうです。
メンバーが書いてくれた「一日一気づき」に対して、必ず返信するようにしているというマネージャーもいました。最近では、一句詠んでくれる情趣あるメンバーも出てきたそうです。（笑）

スタイルはそれぞれ

適度なON/OFFの切り替え

在宅勤務で慣れない点として、姿が見えない分すぐに反応するためにパソコンの前から離れられなかったり、休憩をとるタイミングが掴めなかったり、環境面から疲れが出やすいという意見もありました。
丁寧に豆から挽くコーヒーでリラックスタイムをつくったり、オフィス勤務と同様、ランチタイム以外でも適度に小休憩を入れるなど、気分転換することを忘れないようにというメッセージを伝えているチームもありました。

Slackでは意思表示を積極的に

業務中のやり取りは基本的にSlackでの文字ベースになるので、意識して気を付けているという声もありました。
スタンプを活用して、すぐ対応できないけれど気づいている、というときの意思表示や、オープンなチャンネルでは、それぞれの対応が重複しないように、対応中／対応完了などの状況を明確にするようにしているとのことでした。
また、別のチームでは、意識的にアツいメッセージを送ったり、今日のお昼ご飯を共有して業務外でも発信する機会をつくるという意見もありました。

ステータスで状況の共有／アイコンの活用

コミュニケーションをどうとるか、その本質はオンラインとオフラインで大きく変わらないですが、Slackでは顔が見えない分、積極的な意思表示があると安心ですね。
スタンプの活用は、もはやコミュニケーションスキルのひとつのように感じます。

チームミーティングは増加傾向

・部門ミーティングを週1回から週3回に変更した
・毎日45分の定期ミーティングを始めた
・毎朝ミーティングを実施し進捗確認（複数のチームより寄せられました）
・毎朝30分、夕方1時間で振り返りの時間をとり、朝の時間はGood&New（24時間以内に起こった良かったことor新しい発見）を全員でシェア
・各チームの状況が見えづらいので毎日朝と夕に時間をとって定期ミーティング実施
・毎日業務終了時前後に一日を振り返るデイリーミーティングを実施
・月水金に30分の定例ミーティングを実施

などなど、多くのチームがコミュニケーションの機会を増やしていました。
毎朝のオンラインミーティングの最後に全員で掛け声を実施しているチームも。在宅だとなかなか声を出す機会がないので（下手すると一言も発せずに終わる・・）、始業前に声を出すのは仕事のスイッチが入りそうですね。
また、コミュニケーションで大事にしていることや、効果的なコミュニケーションの実現について、ディスカッションを予定しているチームもあるとのことでした。

出入り自由なオンラインスペースの常設

オンラインのフリースペースを常設しているというチームも多く、マネージャーが自らアポなし訪問OKのオンライン部屋を開設し、オフィス同様、何かあったらすぐ相談、何かなくても雑談できる環境を作っていました。
実際のオフィスだと、席の距離でどうしてもコミュニケーションが偏りますが、オンラインだと全員が同じ距離なので万遍なく話しやすくなったと、思いがけないメリットも教えてもらいました。
オンライン自習室的な感じで常駐しているメンバーや、チーム全員で常駐して集中したいメンバーだけスペースから抜けるというパターンもあるようです。

また、常時接続ではなくても、たまにその場のノリでSlack通話イベントを発生させているチームも。オフィスでも相手の状況を見てちょっと声をかけることを考えると、なかなか楽しそうな取り組みです。

在宅でも新卒研修プログラム進行中！

イルグルムでは、新卒研修期間まっただなかですが、こちらもすべてオンラインで実施しています。マイルストーンや達成指標を明確にして、始業時にその日の目標を共有。終業時にも振り返りを実施し、在宅でも集中して研修に取り組める体制を作っていました。
加えて、チーム課題も実施したり、研修講義内で演習時間を多く取り、Zoomのブレイクアウトルームで議論してもらうなど、新卒同士の交流を促すための工夫を行っていました。みなさん、真剣に取り組んでいます。

新卒さんたちのオンライン研修の様子

オンラインランチや飲み会での業務外コミュニケーション

チームでのランチ、師弟でのランチなど、オンラインランチ会も活発に行われているようです。また、新卒歓迎会や本部全体のキックオフ飲み会を実施するなどコミュニケーションの機会として、オンライン飲み会が活用されています。
チームとは別で、メンバー同士のオンライン飲みも多数実施されていました。Zoomの無料アカウントの時間制限を利用して、n次会として40分で切り替える兵も。

番外編：突撃！となりの在宅ワーク環境

こうなると個人の仕事環境も気になってきます。

サポートセンターチームのみなさんからは、在宅ワーク開始直後の環境についても教えてもらうことができました。
こちらはKさんの環境。デスク、デスクチェア、モニタ、サイドテーブルまで完備、窓から差し込む自然光といい、お手本になる完璧な環境ですね。

 
こちらはマネージャーAさんの環境。デスクやモニタ、キーボードに加え、ふかふかのアームレストが複数備わっています。これとは別に４Kモニタも入手するという充実ぶりでした。

 
一方で急だったためか、新しいワークスタイルも生まれていました。

左はモニタがなかったため、60インチのTV画面に接続したTさんの様子。ケーブルの短さにも注目です。目がおかしくなるんじゃないかと心配でしたが、現在は別の環境に落ち着いたとのことです。一安心。

右は筋トレが趣味のSさんの環境。「執務スペースは筋トレ用ベンチをスタンディングデスクにしてマッチョに仕事をしております。」とのことで、オリジナリティ溢れる環境を構築していました。
集中＆業務効率が上がるとのことで、在宅勤務開始から二週間以上が経過した現在も、マッチョ・スタンディング・スタイルを継続中。休憩時のみ座ることでON／OFFを切り替えているとのことです。在宅勤務明けのヒラメ筋が楽しみですね。

初の全社在宅勤務実施ということで、各チームやメンバーが試行錯誤しながら業務を推進していました。
引き続き大変な状況ですが、変化のタイミングであると前向きに捉えて、みんなで考えながら、オンラインならではのワークスタイルやコミュニケーションを進化させていきたいと思います。