こんにちは、イルグルムのわです。

全社員が一斉に在宅ワークをするようになってまもなく1ヶ月を迎えようとしています。新しい働き方に少しずつ慣れてきた今、家での時間をより快適に過ごすための工夫を聞いてみました。
まずは、仕事編です！

快適な作業環境のための工夫

在宅ワークを快適なものにするために欠かせないのが、作業環境の整備。
急きょ始まったこともあり、最初は個性的なワークスイルも見られましたが、時間の経過とともに快適な環境へと進化しているようです。

お助けグッズを投入
具体的な工夫として多かったのは、モニターや机、椅子などの購入。
購入したものとしては、多いものからモニター、椅子、クッション/座布団の順となりました。他には、バランスボールやスタンディングデスクといった回答も。
椅子やクッションなど長時間座って作業をしても疲れないようにするための工夫が目立ちましたが、中にはゲーミングチェアを購入した強者もいました。

ゲーミングチェアの購入で生産性が5倍もUPしたそうです

スタンディングスタイルも人気
オフィスに比べて席を立つ機会が少なく、長時間座りっぱしになることが多い在宅ワーク。スタンディングデスクや家にあるものを利用して立って仕事をする時間を取り入れているという声もありました。

机はもちろん冷蔵庫上のスペースだって立派なスタンディングデスク

長時間の座りっぱなしは体への負担も大きいと聞きますので、スタンディングスタイルも取り入れてみるとよさそうです。

作業環境をきれいに保つ
すでに作業環境が整っていたメンバーは、「掃除をして部屋をきれいにする」「机の周りにものを置かない」など、きれいな作業環境に気を配っているようでした。

集中力を高めるための工夫

ふいに声をかけられることが少なく集中できるという意見がある半面、ONとOFFの切り替えができず集中力を維持することが難しいという声も聞こえてくる在宅ワーク。集中力を高めるための工夫も多数見られました。

BGMをかける
集中力を高めるために行っていることとして最も多かったのがBGM。オフィスに比べて環境音が少ない家では、静かになりすぎるので作業用BGMやオフィスの環境音を流しているとの声が多くありました。BGMには「言葉のない音楽」をチョイスすることで、歌詞に気をとられないようにすることもポイントのようです。

カレンダーを使ったスケジュール管理
次に多かったのがカレンダー使ったスケジュール管理。予定を細かく登録することで、その日のタスクを可視化すると同時に、スケジュールの通知を一つの区切りとしているようです。あらかじめ集中時間を登録することで、集中して作業に打ち込める時間を確保するなどの工夫も見られました。

オフィス出社時と近い環境をつくる
仕事と生活の境目があいまいでONとOFFの切り替えが難しい在宅ワークならではの工夫としては、意識的に仕事と生活を切り離し、オフィスに出社しているのと近い環境をつくるというものがありました。
具体的には、

  • 早寝早起きする
  • 部屋着のまま仕事しない
  • オフィス勤務時と同じ生活リズムで生活する
  • くつろぐスペースでない場所を作業場としています
  • ドアのある部屋の中を仕事場として日常と切り離す
  • 業務の情報と私生活の情報が同時に入ってこないようにすることで、仕事は仕事、私生活は私生活に集中する

などの声がありました。

子育て中ならではの工夫も
多くの学校や保育園が休校や登園自粛を行っている中、子育て中のメンバーにも工夫が見られました。子供がまだ寝ている早朝の時間を活用して仕事をしたり、朝に子供たちの昼食を用意して昼間の業務時間を確保するなど、それぞれの生活スタイルにあわせていろんな試みが行われていました。

子育てメンバーが参加するSlackチャンネルでは日々情報共有が行われています

オンラインコミュニケーションでの工夫

在宅ワークによってオンライン上コミュニケーションが主流になった今、相手の状況や表情が見える対面コミュニケーションとの違いを補完するための工夫もたくさん生まれています。ここでは、SlackとZoomの利用における工夫をご紹介させていただきます。

Slackコミュニケーションに見られる気遣い
Slackを使ったコミュニケーションでは、対面に比べて情報量が圧倒的に少ないテキストのみのやりとりならではの工夫が多くみられました。
伝わる文章を心がけるとの声が最も多く、「主語と述語を明確にする」「簡潔に伝える」と答えたメンバーが目立ちました。「背景や経緯を詳しく伝える」との声も多く、内容によって伝え方を変えているようです。また、相手の表情や反応で伝わったかどうかを推し量ることができない分、入念に再確認を行っているという声もありました。

文章以外の工夫としては、相手が不安にならないように早いレスポンスを心がけているとの声も多く、スタンプを使った一次回答も多くのメンバーが実践していました。気軽に雑談チャットできる状況をつくったり、スタンプを使って気持ちを表現するなど、テキストコミュニケーションならではの気遣いが多く見られました。

Zoomはオーバーリアクションくらいがちょうどいい
テキストがメインのSlackと違い、顔を見ながらコミュニケーションが取れるZoomですが、やはりオフラインに比べると反応が分かりにくいのも事実。会話に入るタイミングが難しかったり、伝わっているか不安になったりすることも多いのではないでしょうか。
そんなZoomコミュニケーションでは、あえて大きなリアクションを心がけているとの声が目立ちました。具体的な工夫をご紹介します。

  • 表情などが伝わるようビデオは常にONにしておく
  • オフラインよりも表情が伝わりにくいので、できるだけうなづきや笑顔を意識
  • zoomで資料共有中は顔が小さくなるので、会話をするときはこまめに画面共有を切る
  • 資料共有中は相手の顔も見えないケースがあるので、なるべく声であいづち
  • 話さない時はマイクをミュートにして傾聴する
  • 反応は大袈裟なくらいにして、ミュートでもリアクションを伝える
  • 進行役のときは、誰に質問しているかを明確し、誰が回答する？という空気にならないようにする
  • 進行役のときは、質問のタイミングが掴みづらいと思うので、こまめに質問時間を自分で作る

上手に息抜きするための工夫

効率よく、楽しく仕事をする上で欠かせない息抜き。
ランチタイムや休憩時間の息抜きにも在宅ならではの工夫がたくさん見られました。

コーヒーブレイクで気分転換
息抜きの方法として最も多かったがコーヒーブレイク。豆から挽いたり、お気に入りのコーヒーメーカーで淹れた香り高いコーヒーで癒されているとの声がありました。コーヒーの他にも、紅茶やハーブティーなど、飲み物のバリエーションを楽しんでいるメンバーもいました。

体を動かす
コーヒーブレイクの次に多かったのがストレッチ。人目を気にせずゆったりと体を伸ばせるのは、在宅ワークならではの息抜きですね。
他にも、ダンス動画を見て踊る、軽いジョギングをする、HIIT(高強度インターバルトレーニング）を毎日のルーティンに取り入れ、やる気スイッチを入れたい時に30秒間全力で動くといったアクティブ派もいました。

雑談や何気ない会話を楽しむ
オンラインで同僚との雑談をするようにしているとの声も多数。
ツールとしては、SlackやLINE電話、Zoomなどが多く、それぞれのツールの特徴にあわせて使い分けているようです。

イルグルムには、気軽につぶやけるSlackチャネルがあるのですが、在宅勤務への移行後に「今日のお昼は何食べる」「今週の個人的な出来事」などを気軽に投稿できるワークフローが登場！決まったタイミングで自動的にスレッドが立ち上がり、何気ない会話のきっかけになっています。

テーマがあるので投稿しやすく、交流も生まれやすい

このワークフローを作ってくれた開発部のYさん。
ワークフローを作るに至った経緯を聞いてみました。

リモートでその人の人となりなどを知らない人が増えていくが、会社の雰囲気としては家族のようなつながりを求めていそうな気がしていたので、「この状態でどうやればいいか？」と考えたのが出発点でした。
オフィス出社時に比べてコミュニケーションを取る機会が激減するので、最低限の人との繋がりとなる場所を用意したいという思いがありました。テレビ会議などの対面の同期的なコミュニケーションではなく、非同期、かつ大人数でのカジュアルなコミュニケーションにしたかったですね。
他愛もない話をきっかけにできるかは人それぞれですが、まずは気軽に投稿してそれに反応があることで、人とのつながりがあると認識できるのではないかなと思いました。

ランチや今週の出来事をテーマにしたのもYさんの粋な計らい。
Slackの標準機能を使って作成しているとのことなので、違うテーマや別のチャネルで活用してみるのもおもしろいかもしれません。

外気に触れてリフレッシュ
定期的に換気をしたり、ベランダに出て日光を浴びたり、外の空気を吸うことで気分転換をしているとの声も。

時間を有効活用しながら息抜き
余ったランチ時間に晩御飯を作ったり、家事をするなど、時間を効率的に活用しながら、上手に息抜きしているメンバーもいました。

まだしばらく続きそうな在宅ワーク。日々をより快適なものにするために、一つでも参考にしていただけたら嬉しいです。それでは、次回の日常編もお楽しみに！！